צור קשר

    אני מסכים/ה שחברת AVIV AMCG תשתמש במידע שמסרתי לעיל למטרות שיווק, דיוור ישיר ומשלוח פרסומות באמצעי הקשר שמסרתי, ותכלול אותו במאגר המידע של החברה, והכל בכפוף למדיניות הפרטיות של החברה המופיעה בתקנון האתר. להסרה ממאגרי המידע ומרשימות הדיוור בעתיד, תוכל לפנות ל-avivamcg@avivamcg.com.

המדריך המלא לניהול לוחות זמנים בפרויקט

המדריך המלא לניהול לוחות זמנים בפרויקט

מאת: אריאל בן דוד, PMO מנהלת ההפעלה והמעבר לשדה תעופה רמון

ישנם הרבה משפטים וקלישאות על המושג – זמן, "את הזמן לא ניתן לעצור", "זמן שווה כסף", "זמן רץ", "חבל על הזמן" וכו'.
כולם באמת נכונים. הזמן הוא הכוח הכי חזק שפועל על הפרויקט, והוא לא פתוח למשא ומתן. לא נותר לנו אלא לנהל את הפעולות שלנו כך שנצליח לבצע את כל תכולת הפרויקט, ובזמן.

רצון ההנהלה הוא כמובן לסיים את הפרויקט בזמן הכי קצר, ועל כן, כאשר אנו מעריכים את הזמנים יש לנו נטייה להיות אופטימיים, זאת כדי שהמנהלים שלנו יהיו מרוצים. אך כאשר הפרויקט לא עומד בלוחות הזמנים, בגלל הערכת חסר, או בגלל אי התחשבות בסיכונים, כולם כבר פחות מרוצים. מנהל הפרויקט מסתכל בדיכאון על לוחות הזמנים ולא מבין כיצד נתן כל כך מעט זמן לביצוע כל כך הרבה פעולות? כיצד לא לקח בחשבון סיכונים שידע שיוכלו להתממש?
לכן, חובה להשתמש בכלים כגון MS PROJECT או PRIMAVERA ולנהל לוחות זמנים בעזרתם, אך זה לא מספיק. צריך לדעת כיצד לבנות לוחות זמנים איכותיים. כיצד לנתח את לוחות הזמנים ולקבל את הסטטוס האמיתי של הפרויקט. כיצד לקחת בחשבון את כל הסיכונים. ולבסוף, כיצד לנהל את לוחות הזמנים כך שיהווה כלי משמעותי לניהול הפרויקט כולו.

להלן 6 השלבים לניהול נכון של לוחות זמנים בפרויקט:

1. לו"ז ראשוני
כאשר ניגשים לכתיבת לוחות זמנים לפרויקט גדול לפני תחילת הפרויקט, יש לקחת בחשבון שמאד קשה לחזות בדיוק מה תהיה כל תכולת הפרויקט, כמה זמן תיקח כל פעילות, אילו אתגרים יצוצו במהלך הפרויקט וכו'. הרבה מאוד נעלמים מתבררים כבר בחודשים הראשונים של הפרויקט והתמונה מתבהרת. לכן, בהרבה מקרים ניתן לכתוב לו"ז מפורט ל-90 יום הראשונים בלבד ושאר הלו"ז ברמה עליונה ולא מפורטת. כך מקובל גם בהגשה למכרזים.
לאחר 90 יום, כאשר הכול יותר ברור והפרויקט כבר מונע, זה הזמן לשבת שוב עם הגורמים המקצועיים מכל תחום ולבנות לוחות זמנים מלאים לפרויקט כולו.

2. בניית לוחות זמנים מפורטים
יש להשקיע מחשבה רבה בבניית לוחות הזמנים. כאשר לוח הזמנים בנוי בצורה איכותית, ההשפעה על ניהול הפרויקט היא מאד משמעותית. ניתן לעלות על זליגות בלוחות הזמנים, לעשות מיקרו מנג'מנט לנתיב הקריטי, לראות ביצועים של מחלוקות או אנשים, לפזר משאבים בצורה מתאימה ופשוט להבין בכל רגע נתון מה הסטטוס של הפרויקט.
קל מאוד להבחין בפרויקט המנוהל עם לוחות זמנים איכותיים ופרויקט שהגאנט שלו הוא לצורך הצגה בפגישות הנהלה בלבד.
כדי שלוחות הזמנים באמת יהיה איכותיים, יש להקפיד על מבנה נכון, קשרים מתאימים, משכים ואילוצים.

להסבר מפורט על בניית לו"ז איכותי ראו מאמר "6 השלבים בבניית לוחות זמנים לפרויקטים גדולים".

3. בניית כלי אקסלי לניתוח וניהול לוחות הזמנים
MS Project הוא כלי מצוין לניהול לוחות זמנים, אך הוא לא הכלי הכי מתאים לניתוחים ותצוגה של סטטוס הפרויקט. מומלץ מאוד לאפיין כלי אקסלי שינתח את לוחות הזמנים ויוכל להציג בצורה הכי בהירה את הסטטוס.
ע"י העתקה פשוט של הדטא בפרוג'קט לגיליון אקסל ניתן להשתמש ב-Pivot Tables, טבלאות וגרפים להוציא ניתוחים רצויים כגון:
• פעולות מאחרות לאבני דרך שהוגדרו.
• ביצועים לכל מחלקה.
• PAS – תכנון מול ביצוע.
• פעולות לביצוע לחודש הקרוב וכו'.
אם האקסל בנוי טוב, ניתן להוציא דוח חודשי מפורט ממש בדקות ספורות.

4. ניהול סיכונים איכותי
במקביל לבניית לוחות הזמנים, צריך לקחת בחשבון סיכונים. סיכון איכותי הוא סיכוי שמאורע לא צפוי שישפיע על לוחות הזמנים, יקרה. למשל: רעידת אדמה או חומר מקולקל. יש למפות את כל הסיכונים ולסווג ע"פ טבלת סיכונים. כל סיכון ינוהל עם אחראי, ציונים ופעילות מונעת.
5. ניהול סיכונים כמותי
כאשר בונים לוחות זמנים, ומכניסים משכים לכל פעילות, אין לנו אלא לתת את ההערכה הטובה ביותר שיש למומחה בנושא הפעילות. אך יש סיכוי לא קטן שאין את היכולת לדייק בהערכת המשך, ותהיה בפועל סטייה. כדי לקחת בחשבון סטיות אלו יש להריץ ניהול סיכונים כמותי על כל הפעילויות.
מקובל לתת לכל פעילות 3 אופציות משכים: אופטימי, אגרסיבי ופאסימי. ישנם כמה שיטות לשקלול התאריכים ללוח זמנים שלוקח בחשבון את הסיכונים. אחד השכיחים הוא שיטת מונטה קרלו. ע"י הגרלת מספרים אקראיים 1000 פעמים בהתפלגות המשולשת, ניתן להגיע להערכה טובה לגבי הסיכון הכמותי.
ניהול סיכונים כמותי לא מתעסק בפתרונות, אלא מציג את הסיכון המובנה בלוחות זמנים. כאשר ידוע שהסיכון קיים, ומבינים את ההשלכות, ניתן לקבל החלטות ניהוליות שלוקחות את הסיכון הכמותי בחשבון.

6. שגרות
סעיפים 1-5 הם חשובים ביותר והם הבסיס לניהול לוחות הזמנים. אך כל מה שהוזכר עד כאן, זה בנייה חד פעמית של כלי ניהול ללוחות הזמנים. כשהפרויקט מתחיל לרוץ, צריך להפעיל את כל הכלים. יש לעדכן את לוחות הזמנים בישיבות עדכון חודשיות עם כל הגורמים. יש לקבוע כל ישיבות בנושא ניהול סיכונים. כאשר יש שינויים, חיוני לעדכן את לוחות הזמנים ולהוסיף סיכונים חדשים.
חשוב מאד להקפיד על הגדרה ברורה ומוצקה של שגרות. פגישות קבועות לפי הצורך בכל נושא. ככל שמתקדם הפרויקט יש נטייה לעגל פינות ולחפף בשגרות. כשדבר כזה קורה, כדור השלג מתגלגל ומפסיקים לפתוח את קובץ ניהול הסיכונים, ולא מעדכנים את הגאנט כמו שצריך ומתחילים לאבד ביטחון בטיב הנתונים שהדוח מוציא.
שיגרה שוחקת, אבל הקפדה על שגרת זה מפתח חיוני לניהול נכון של לוחות הזמנים.

סיכום
אכן לא ניתן לעצור את הזמן. ניהול נכון של הזמן בפרויקט הוא קריטי להצלחתו. על פי ניתוח לוחות הזמנים, ביצועים וסיכונים, ההנהלה יכולה לקבל החלטות חשובות לניתוב הפרויקט למסלול הרצוי. ניתן להבין באילו נקודות יש להשקיע משאבים נוספים, ובאילו ניתן להוריד רגל מהגז.
כאשר כל המידע מונח על השולחן בצורה ברורה. וכאשר יש ביטחון באמיתות הנתינים. ניתן להיות בטוחים שהפרויקט נמצא על מסלול ההצלחה.