צור קשר

    הנני מאשר/ת קבלת דיוור ו/או חומר פרסומי מחברת AVIV AMCG

על הקשר בין אסטרטגיה לניהול פרוייקטים

על הקשר בין אסטרטגיה לניהול פרוייקטים

מאת: דניאל רוזנברג, מנכ"ל חברת AMCG תשתיות ותחבורה

פרויקט הסעת ההמונים בבאר שבע (BRT) הינו אחד מפרוייקטי הדגל של ה-BRT בישראל. ככזה, ולאור ניסיון העבר בפרוייקטים דומים, הוגדרו עבורו יעדי זמן-עלות שעל פיהם מנהל הפרויקט מחוייב לעמוד. כמו כן, לאחר סיכום התכולות הוגדרה תוכנית עבודה רב-שנתית והוכן אומדן ראשוני גס שאליו יש לשאוף (עם התקדמות תכנון הפרויקט, אומדן זה יעודכן ויוגדר תקציב שאין לחרוג ממנו). אך האם יעדים אלה מספיקים? האם הלקוחות יהיו מרוצים במידה והפרויקט יעמוד ביעדים אלה? והאם הנושאים הללו צריכים להיות בתחום ענייניו של מנהל הפרוייקטים?

כדי לענות על שאלות אלה צריך להכיר קצת את בעלי העניין העיקריים: פרויקטי BRT להסעת המונים הינם משותפים למשרד התחבורה ולרשות בה תוקם המערכת, בעוד שהתקציב לפרויקט זה, כמו כל תקציב במדינת ישראל, מגיע ממשרד-האוצר.

כבר בשלב זה ניתן להבין שלכל אחד מהגופים הללו קיימת אסטרטגיה, יעדים ומטרות משל עצמו. רצוי שמנהל הפרויקט יכיר ויבין אסטרטגיות אלה בבואו לנהל פרויקט מסוג זה. ללא הבנה עמוקה של האסטרטגיות על מכלול האינטרסים שעומדים מאחריו, סיכוייו להצליח לעמוד ביעדים פוחתת משמעותית.

קצת רקע

בעידן המאופיין בתחרות מואצת, לחצים כלכליים הולכים וגדלים ושינויים טכנולוגיים מהירים ממשיכים חוקרים ואנשי מקצוע לחפש אחר הדרך הטובה ביותר לנהל פרוייקטים. יחד עם זאת קיימת ההבנה כי הדגש המסורתי על מועדי הפגישות, תקציבים והיקפים ואבני-דרך אין בו די כדי להבטיח את השגת היעדים הארגוניים.

הגישה החדישה יותר -"אסטרטגיית ניהול פרויקטים" – מבוססת על ההכרה כי פרויקטים צריכים כמעט תמיד להיות בהלימה ליעדיו העסקיים של הארגון וכי מטרתם הסופית של הפרויקטים היא להשיג תוצאות עסקיות טובות יותר ולקדם יעדים אסטרטגיים של הארגון.

המשתמע מכך הוא כי ארגונים, צוותי פרויקט, מנהלי פרויקטים ומנהלים אחרים צריכים להיות כולם מכוונים למטרה אחת משותפת.

כאשר מנהלי הפרויקטים וצוותי הפרויקט עוסקים בביצוע יום יומי של הפרויקט הם לא מתמקדים בדרך כלל בהיבטים העסקיים ומוקד תשומת הלב שלהם הוא מבצעי, כשאת עיקר מנוחתם טורדת המחשבה על "ביצוע העבודה". זה אמנם מה שיוביל לביצוע היעיל של הפרויקט – אך לא בהכרח יוביל לתוצאות העסקיות המתבקשות.

למה אסטרטגיה?

במאמרם "What project strategy really is: The fundamental building block in strategic project management". ממחישים Peerasit Patanakul , Aaron J. Shenhar לצוותים המנהלים פרוייקטים ולמי שאחראי על הביצועים העסקיים של הארגון כיצדגיבוש אסטרטגיית ניהול פרוייקטים קשורה קשר ישיר לתוצאות העסקיות של הארגון.

גישה חדשה זו איננה באה על חשבון הגישה המסורתית לניהול פרויקטים אלא מרחיבה אותה כפי שהיא עושה בעולמות מקבילים כמו בתחום התפעול למשל.

כך, עמידה ביעדי התפעול והיעילות יהיו תמיד מהותיים להצלחת הפרויקט, אבל בארגון המודרני אנשי התפעול מתבקשים לעשות יותר: הם נדרשים להבין טוב יותר את יעדי וצרכי הארגון, כולל אלו הנוגעים לכושר התחרות העסקי ולרמת השירות. הבנה זו מאפשרת להם לתכנן ולבצע את המשימות התפעוליות שהוגדרו ונגזרות מיעדי הארגון – יעילות, עמידה בזמנים וצמצום עלויות, לצד תרומה מהותית ליצירת שביעות רצון אצל הלקוחות, ומעל לכל להשגת התוצאות העסקיות.

חסמים מרכזיים שבהטמעת חשיבה אסטרטגית

שינויים אלו הינם בלתי נמנעים ובלתי ניתנים לעצירה אך יחד עם זאת, לא אחת נתקלים בקשיים בעת הטמעת חשיבה זו בקרב מנהלי פרוייקטים, כתוצאה ממספר חסמים מרכזיים:

במשך יותר מ-50 שנות התפתחות תחום ניהול הפרויקטים ההדרכה והספרות התמקדו בתכנון הפרויקט, בלוחות הזמנים ובניהול המשאבים. כך, פעולות כמו נתיב קריטי, תרשימי-בר וכיו"ב הפכו כמעט לשם נרדף לניהול פרויקטים.אלא שכלים אינם יכולים למלא את מקומה של חשיבה. ומיקוד מחודש בחשיבה ולא בכלים הוא תהליך קשה של שינוי בתרבות הדיסציפלינה.

בניהול הפרויקט באופן אסטרטגי אין הכוונה לנטישת נקודת המבט התפעולית. אדרבה – ביצוע העבודה, ההגעה בזמן ובמסגרת התקציב לשוק אמורים עדיין להיות מטרות חשובות בפרוייקט. שילוב נקודת מבט חדשה, אסטרטגית, תוביל בהכרח את ניהול הפרויקט להיות מורכב יותר ותובעני יותר לעושיו משהיה בעבר.

הגישה החדשה תחייב בניית מסגרת חדשה במקום זו המסורתית, בה הוגדר ש"לעשות את העבודה" היא המטרה והמסגרת.מסגרת כזו, רחבה יותר לפרויקט, תנחה באופן טבעי את החוקרים לבחון מה גורם לפרויקטים להיות יעילים יותר ומעבר לכך תאפשר לארגונים, למנהלים ולצוותי פרויקט תכנון, חיזוי וביצוע פרויקטים תחת חשיבה אסטרטגית חדשנית הממוקדת בתוצאות העסקיות ובאסטרטגית הארגון, מעבר ולא במקום להשגת המטרות ביעילות.

איך מיישמים אסטרטגיה בניהול פרוייקטים?

מתודולוגיית ניהול הפרויקטים ב- AVIV AMCG מבוססת על תורת ה- PMI, ה- (PMBOK (Project Management Body of Knowledge, גוף הידע של ניהול הפרויקטים. תורה זו גורסת כי קיימים מספר תחומי ידע בהם צריך לשלוטמנהל הפרויקט:1

מעיון קצר ברשימה זו, ניתן לראות כי שלושת היעדים "המסורתיים" (זמן, עלות, איכות) כבר אינם מספיקים ומנהל הפרויקט נדרש להרבה יותר, לכן טוענת "תורת ניהול הפרויקטים" כי מספר יעדים נוספים נדרשים להיות בבסיס קבלת ההחלטות במהלך מימוש הפרויקט.

ניקח לדוגמא יעד של שביעות רצון בעלי עניין. ברור כי קיימים גורמים מגוונים אשר ניהול נכון שלהם יביא להצלחת הפרויקט, וביניהם העמידה ביעדים האסטרטגיים שקבעו לעצמם ארגונים אלה.

ה- PMBOK אמנם עוסק בתהליך ניהול הפרויקטים עצמו, אך גם בו מצוין תהליך של קביעת/בחירת הפרויקטים אשר עומדים בהלימה עם היעדים האסטרטגיים שקבע לעצמו הארגון (קביעת "תיק הפרויקטים" או "תוכנית פרויקטים") בעקבות הבחינה של מספר שיקולים וביניהם:

ביקוש בשוק

צורך ארגוני חדש

דרישה של לקוח

התקדמות טכנולוגית

דרישה של החוק

(מתוך ה- PMBOK).

כאשר מתמנה מנהל פרויקט לפרויקט ספציפי הוא לרוב אינו חשוף לאסטרטגיה שהובילה את הארגון בקבלת החלטה למימוש הפרויקט זה ולמיקומו של הפרויקט בתעדוף האסטרטגי של הארגון. לכן, מוטלת עליו האחריות לחקור ולהבין היכן עומד הפרויקט בתוך כלל התוכנית האסטרטגית של הארגון.

אולם הבנת הצרכים ומכלול האינטרסים של הגופים המעוניינים בפרויקט אינה מספיקה. על מנהל הפרויקט לנהל את צוותו דרך עיניים עסקיות הכוללים את חיבור הצוות להיבטים העסקיים של הפרויקט והעמדתו כתומך באסטרטגיה העסקית של הארגון.

מכאן, שהזמנים שבהם ניהול הפרויקט נבחן אך ורק ביחס לעמידה ביעדים של זמן ותקציב חלפו עברו. בגישה העכשווית על מנהל הפרויקט צריך להיות בעל כישורים אסטרטגיים-עסקיים, לא פחות מאשר כישורים תפעוליים.