ניהול פרויקטים
6 השלבים בבניית לוחות זמנים לפרויקטים גדולים
בניית לוחות הזמנים זה אתגר לא פשוט בכלל, לפעמים פרויקט מתחיל ולא מבינים עדיין את כל תכולתו, עוד לא איישו את כל תפקידי המפתח, ולא ברור כיצד ינוהל.
עם זאת, חשוב מאד לבנות לוחות זמנים איכותיים ככל הניתן מכמה סיבות:
• כאשר מתכננים תקציבים שנתיים בחברה מסתמכים על לוחות הזמנים של הפרויקטים.
• בישיבות סטאטוס של המנהלים הבכירים אין להם אלא להביט בלוחות הזמנים כדי להבין מה קורה בפרויקט ולקבל החלטות משמעותיות.
• כאשר יש תביעות לוחות זמנים של מיליונים בין החברה לקבלן, הראיה המרכזית זה ניתוח הגאנט.
לכן, החלטה לכאורה מינורית אם לקשר בין 2 פעולות שמתקבלת בבניית לוחות הזמנים בתחילת הפרויקט, צריכה להיעשות בכובד ראש וברצינות. ההשלכות בהמשך הן קריטיות.
כיצד בונים לוח זמנים איכותי שיהיה תכנית עבודה וכלי ניהולי משמעותי בפרויקט?
להלן 6 השלבים לבניית לוחות זמנים איכותיים:
1. מבנה
בפגישתכם הראשונה תרצו לשבת עם אדם שהכיר את כל המרכיבים של הפרויקט ויודע להביט בו ממבט על ולהבין את המבנה, בדרך כלל – מנהל הפרויקט. מטרת פגישה זו היא לבנות את הWBS ואבני הדרך של הפרויקט, וליצור מבנה נכון שדרכו נוכל לראות תמונה ברורה של הפרויקט.
• WBS: חשוב להגדיר בצורה טובה את רמות ה-WBS. מי האב הבן והנכד. ניתן לשים ברמה העליונה מחלקות, נושאים, אזורים וכו’. צריך לבחון מה מתאים לפרויקט. לדוגמא: בבניית בניין מגורים בן 3 קומות. ניתן להביט על הפרויקט לפי קומות ומתחת מקצועות. לחילופין, ניתן לשים למעלה מקצועות ומתחת את הקומות.
• יומן: יש להגדיר יומן עבודה. מהם ימי העבודה, אילו ימים יהיו סופ”ש, ומהן החופשות המרוכזות של החברה. כדאי לחתור לשימוש ביומן אחד לכל הפעולות ולא להחליף בין יומנים. ריבוי יומנים מקשה על הבקרה של משכים ומרווח כולל.
• אבני דרך: לאחר שהוחלט על המבנה, יש להקים אבני דרך. תכנון אבני הדרך הוא דבר חשוב ביותר ויש להם כמה תפקידים:
* הצגת תאריכי סיום מרכזיים הנובעים משרשרת פעולות.
* ריכוז סיום פעילויות מקבילות ונקודת התחלה לפעולות המשך.
* עוזר להבנת מבנה לוחות הזמנים.
2. משימות
קודם כל צריך להבין את המבנה הארגוני. חשוב למצוא את האדם המתאים מכל תחום כדי לקבל ממנו את המידע הכי מפורט ומדויק.
חובה על נציג התחום לשבת עם עצמו ולהכין מראש טבלה של כל המשימות שתחת אחריותו. אם הוא לא מגיע עם טבלה מוכנה, אין טעם להיפגש.
בפגישתכם, נציג התחום יסביר את חלקו בפרויקט ויעבור אתכם על הטבלה שהוא הכין. תפקידכם יהיה לחקור אותו לעומק ולהבין אם אכן מה שהוצג זה כל תכולת העבודה.
ניתן כבר לפתוח ערסלים מתאימים בפרוג’קט ולהכניס את המשימות. לחילופין, יש המעדיפים להשאיר באקסל ואחרי הפגישה להכניס לבד לפרוג’קט.
3. תזמון
לב ליבו של בניית לוחות הזמנים זה התזמון. בתזמון הפעולות יש לגעת בשני פרמטרים בלבד:
1. קשר
2. משך פעילות
לא להתפתות ולגעת בעמודות של התאריכים. יש לתת לפרוג’קט לעשות את שלו. הפרוג’קט יתזמן תאריכים לפי הקשרים והמשכים שהוכנסו לכל פעילות.
כמה חוקים לתזמון:
• פעולות קדם ופעולות עוקבות: כל פעילות דורשת פעילות קדם ופעילות עוקבת. שני היוצאים מן הכלל הם פעילות ראשונה ללא פעילות קדם, ופעילות אחרונה ללא פעילות עוקבת.
• אילוצים: לא להשתמש באילוצים בבניית לוח הזמנים. האילוץ הקשוח “חייב להסתיים ב” – מעוות את הלו”ז. תנו ללוח זמנים להתעכב לפי המציאות. מומלץ להשתמש בתאריך יעד ולחשב מרווח כולל שלילי, ולהשוות לבייס ליין.
במידה ואתם מרגישים צורך לשים אילוץ “להתחיל בתאריך או לפני”, שאלו את עצמכם מדוע פעילות זו לא יכולה להתחיל לפני. אם התשובה היא בגלל שצריך לבצע משהו, הקימו פעילות זו וקשרו את הפעולות. ישנם מקרים נדירים כמו תאריך קבוע של בדיקה בחברה חיצונית שבאמת דורשים אילוץ.
• LAG: להימנע ככל הניתן משימוש בLAG וLAG שלילי. קשה מאד לעקוב אחרי LAG, וזה מקשה על ניהול הגאנט. נסו להקים פעולות במקום.
• משך: משך פעילות צריכה להיות בין 3 ימים לחודש. במידה ויש פעילות שאורכת כמה חודשים יש לנסות לפצל. יש פעולות כמו הזמנת ציוד ומבחני יציבות שלא שייך לפצל וניתן להשאיר אותן ארוכות.
יחידת המידה המומלצת היא ימים בלבד. השימוש בשבועות או חודשים משבש את עמודת “מרווח כולל”. עמודה זו קריטית לניתוח לוחות הזמנים. וחשוב שתהיה מדויקת.
• קשרים: מומלץ להשתמש בקשר SF או SS בלבד. במקרים בהם אין ברירה ניתן להשתמש בFS או FF אך כדאי לנסות להימנע ככל הניתן. קשרים אלו מקשים מאד על ניהול ועדכון הפרוג’קט.
• ערסלים: מומלץ להכניס תחת כל ערסל בין 3-15 פעולות. אם יוצא משמעותית יותר, נסו לסווג לעוד תת קטגוריה.
• נתיב קריטי: בדקו שיש נתיב קריטי המכיל לפחות 20 פעולות. חשוב לבדוק את תוכן הפעולות, ולראות שבאמת הגיוני שזהו הנתיב הקריטי של הפרויקט.
4. עמודות
לאחר שהעמודות הקלאסיות של משך ותאריכים מלאים, יש להוסיף לתצוגה את כל העמודות שאתם רוצים לראות. למשל אחוז ביצוע, מרווח כולל וכו’.
בנוסף לעמודות המובנות, ישנו עולם שלם של עמודות מותאמות אישית. יש לתכנן את תכנית הבקרה על לוחות הזמנים וליצור עמודות עזר. עמודות אלה יכולות להיות עמודות טקסט שיכולות לעזור בניתוח לוחות הזמנים בייצוא לאקסל, או פשוט עמודת הערות. בנוסף, עמודות אלה יכולות להיות לקבל חישובים, נוסחאות ואינדקטורים לניתוח הלוז בפרוג’קט עצמו.
5. עיצוב
יש אפשרות לצבוע את המילים או תאים בשורות הפרויקט. מומלץ לא להשתולל ולהפוך את הערסלים לדיסקוטק. אם ממש רוצים לצבוע אז בעדינות רבה. ניתן לצבוע אבני דרך בכחול ולהדגיש, או לסמן פעולות מאד חשובות.
העיצוב מתחיל להיות מעניין בגאנט עצמו. יש אפשרות לבחור סוג פס, צבע ומילוי. ניתן לבחור לרשום מלל בכל מקום על מייצגי הפעילויות. חשוב לצבוע את הנתיב הקריטי באדום.
חשוב שהגאנט יהיה קריא וברור. כדאי להשקיע בזה.
6. בייס ליין
לאחר שעברתם על כל השלבים ובניתם לוחות זמנים מושלמים, הגיע הזמן לשמור בייס ליין.
הבייס ליין שומר כטקסט את הסטטוס הנוכחי בעמודות. במהלך הפרויקט ניתן להשוות את העמודות לבייס ליין ולראות תכנון מול ביצוע. גם כאן, ניתן להציג בתרשים הגאנט עצמו בצורה וויזואלית. ניתן ומומלץ, לייצא לאקסל ולנתח את לוחות הזמנים ע”י כלי אקסלי עם השוואה לבייס ליין.
לסיכום, כמעט כל פרויקט דורש לוח זמנים בפרוג’קט או בתוכנה מקבילה. ישנם מנהלי פרויקטים או PMO, שמשתמשים בלו”ז ככלי לתצוגה בישיבות הנהלה בלבד. הם מפסידים את כל היכולות החשובות שלוחות זמנים יודעים לתת. כאשר בונים לוחות זמנים איכותיים ומשתמשים בלו”ז ככלי ניהולי, הרווח הוא עצום וניתן לשדרג משמעותית את הבקרה והניהול של הפרויקט.
• ביצועים: ניתן לבדוק ביצועים של מחלקות, קבלנים ועובדים ספציפיים ולהבין היכן צריך ללחוץ, והיכן צריך לתת מילה טובה לעידוד.
• תכנון מול ביצוע: ניתן לראות אילו פעולות מתעכבות ביחס לתכנון ולבחון דרכים למניעת זליגה מתמשכת בלוחות הזמנים
• מרווח כולל: שליטה מלאה על קריטיות הפעולות. ניתן לראות אילו פעולות הן בעלי באפר קטן או ללא באפר כלל, ולאילו פעולות יש באפר. כך נדע על אילו פעולות יש לשים מעקב יותר צמוד.
• מיקרו מנג’מנט: לפעמים יש נושא מאד חשוב שרוצים לקדם ולעמוד בזמנים בכל מחיר. במקרה זה, ניתן לפרק את הפעולות לחלוקה עוד יותר קטנה ולעקוב אחרי פעולות אלה ברמה השבועית או אפילו יומית.
• נתיב קריטי: אי אפשר ללחוץ על כל הפעולות כל הזמן. תורת האילוצים קובעת שיש למצוא את צוואר הבקבוק ואותו לחזק במשאבים כדי לסיים בזמן או להקדים. צוואר הבקבוק שלנו הוא הנתיב הקריטי.
כאשר כלי הבקרה האלה קיימים בצורה טובה, ההנהלה יכולה להבין באמת את הסטטוס של הפרויקט ולקבל החלטות ניהוליות מושכלות ומבוססות. אולי יישמע לכם טריוויאלי, אבל המפתח לעמידה בלוחות זמנים בפרויקט הוא שימוש אמיתי בלוחות זמנים איכותיים.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!