צרו קשר

הבלוג

ייעוץ ניהולי

חוזרים לשגרה? כך תתאימו את תוכניות העבודה למצב החדש

הרבעון השני של השנה הסתיים באופטימיות באשר למצב המשק, ואט-אט חוזרים כל הארגונים לשגרה. כך תהפכו את המציאות החדשה לתוכנית עבודה אפקטיבית שמביאה צמיחה

למעלה משנה חלפה מאז פרצה הקורונה לחיינו וערערה את כל מה שידענו לגבי עולם העבודה: הבנו מי עובד חיוני, עברנו לעבוד מרחוק, הגדלנו את כוחה של הצריכה ברשת, צמצמנו שטחי משרדים והמצאנו את עצמנו מחדש תחת לחץ. אבל עכשיו, כשחזרה לשגרה כבר בפתח, צריך לעצור את הפעולה התגובתית תחת הלחץ ולהפוך את המציאות החדשה לתוכנית עבודה מסודרת שמחוברת לליבת הארגון ומביאה צמיחה.

להפוך מטרות לתוצאות
הקורונה עדיין מלווה אותנו וכל ארגון נדרש להטמיע את המציאות המורכבת ואת השינויים שחלו בשוק העבודה בתוך התוכניות לטווח הארוך. תוכנית הפעולה כוללת 4 שלבים:

1. מיקוד. הצעד הראשון בבניית תוכנית עבודה אפקטיבית הוא להסתכל על הארגון ולהתמקד בצרכים המיידיים שלו. פעמים רבות ארגונים לוקחים תהליך שבשוליים והופכים אותו לעיקר, במקום להתמקד בפעולות שמהוות מנוע צמיחה. לכן, בשלב זה מזהים את התהליכים החיוניים לליבת הפעילות של הארגון ומפרידים בינם לבין התהליכים המשלימים. לדוגמה, מחליטים מה חיוני יותר לארגון: תהליך הרכש או תהליך המכירה ללקוח? שירותים עם ביקושים ערים או שירותים ותיקים אחרים שהלקוחות כבר רגילים אליהם?

לאחר המיקוד, מסתכלים על המודל לפיו הארגון פועל, ובוחנים האם מה שנעשה עד היום נכון ומתאים גם לשנה הקרובה, והאם המבנה הארגוני ומודל ההפעלה מאפשרים גם התמקדות בלקוח וגם את הביצועים הטובים ביותר של הארגון. אם לא – זו ההזדמנות לשנות.

2. תכנון. השלב השני הוא כניסה לתהליך התכנון, שבו יש לקחת את מיקודי ההנהלה ולבדוק איזה אתגרים עומדים בפני הארגון ולאיזה כיוון הוא הולך: מה רוצים להשיג בשנה הקרובה ומה הייעוד של הארגון בתקופת הזמן הזו. האם הוא בתקופת שינוי? האם המכירות עלו או ירדו? האם הארגון הוא בתהליך התייעלות או צמיחה?

חברה שמוכרת מוצרים לנסיעות לחו”ל, לדוגמה, צריכה לבדוק איך בונים את הארגון מחדש לאור המציאות, איך חושבים על מוצרים חדשים ורלוונטיים ואיך מחזירים עובדים מחל”ת כשהשמיים ייפתחו; וארגון קמעונאי שחווה עלייה בביקושים לרכש באון-ליין, צריך להחליט האם תוכנית העבודה שלו תהיה ממוקדת במוצרים חדשים שייכנסו למלאי או במתן מענה לאתגרים עתידיים.

3. ביצוע. היבט הביצוע של תוכנית העבודה נכנס לניהול השוטף, אך מאתגר לממש ולנהל אותה במציאות שבה מקיימים מודלי עבודה חדשים עם ניהול עובדים מרחוק באמצעות הדיגיטל, וללא קשר עם צוות מגובש שרגיל לעבוד באותו מרחב עבודה.
מימוש תוכנית העבודה נמנע או מתעכב לעיתים בגלל אתגרי המנהלים בצוות וירטואלי, אשר משפיעים גם על דפוסי הניהול, גם על התהליכים והשגרות שהמנהלים מקיימים וגם על מרחב העבודה. בסקר שנערך בקרב מנהלים, עלה ששלוש הסיבות הנפוצות ביותר לקושי במימוש תוכניות עבודה הן בזבוז רוב זמנם על ישיבות ופגישות “זום” וירטואליות שמספרן גדל; היעדר סנכרון בין צוותים עקב עבודה מרחוק או במודלים משולבים, בגלל בידוד או בשל חוסר זמינות שנובע מהצורך לאזן בין העבודה לבית והילדים; וכן היעדר שקיפות ושיתוף עובדים.
תיאום ציפיות עם העובדים הפך לחלק חשוב ובולט במימוש תוכנית העבודה, כיוון שהם צריכים לדעת מה הם היעדים, המשימות והתפוקות הנדרשים מהם ומה הן דרכי המדידה ועדכון ההתקדמות, תוך ניהול הקשר במרחב הווירטואלי.

4. מדידה. תוכנית העבודה צריכה להיות מדידה וכמותית, ושתאפשר להגדיר מדדי הצלחה: מה היינו רוצים שיקרה כאשר היא תיושם. מדדי ההצלחה עוזרים למנהלים ולעובדים להגיע ליעדים, אך מדידת התוצאות היא השלב המאתגר ביותר ביישום תוכנית העבודה. היא מצריכה שיטתיות, שינוי הרגלים ומעבר לניהול לפי תפוקות, ולא לפי תשומות. חלק מהארגונים כבר יודעים למדוד את העובדים לפי תוצאות, אך רבים הארגונים שעדיין משתמשים במודלים הקלאסיים של משך זמן העבודה או המשימה.

במציאות שבה העבודה מתבצעת מרחוק, באופן דיגיטלי, בשעות שונות שלא בהתאם לשעות העבודה שהיו נהוגות בעבר ותוך שילוב זמן משפחה בתוך זמני העבודה – אופן מדידת העובדים משתנה. כל ארגון צריך לאפיין את המדדים, התקנים והסטנדרטים החשובים לו, אשר לפיהם מנהלים ומודדים את ביצועי העובדים; ולא לפי שעות העבודה שהחתימו בשעון הנוכחות.

איך צריכה להיראות תוכנית העבודה?
תוכנית העבודה של הארגון היא המצפן שלו לשנה הקרובה: היא מגדירה את הייעוד של הארגון בשנה זו, את היעדים שלו, את מיקודי ההנהלה ואת האתגרים שעומדים בפניו. נכון לתגבר בתוכנית העבודה תהליכים עסקיים וחיוניים, ולסנן החוצה תהליכים ששיש בהם הרבה בירוקרטיה או עבודה כפולה. זה המקום לנסות לצמצם ולשחרר חסמים שיש בארגון ולטפל בהם נקודתית.

בסופם של שלבי המיקוד והתכנון מתקבל מסמך תוכנית עבודה עם מבנה מסודר שמתחלק בין פרויקטים לבין עבודה שוטפת. לכל משימה בתוכנית יש לתת שם, תיאור או פירוט קצר ולוחות זמנים הכוללים תאריכי התחלה, סיום ואבני דרך. לכל משימה צריך להיות אחראי אחד, מדדי תפוקה והישגים נדרשים, וכן פירוט של הקצאת המשאבים הארגוניים לביצוע המשימה: התקציב שיושקע בה, מקורות הכסף, כוח האדם וכדומה.

תוכנית העבודה של הארגון היא המצפן שלו לשנה הקרובה: היא מגדירה את הייעוד של הארגון בשנה זו, את היעדים שלו, את מיקודי ההנהלה ואת האתגרים שעומדים בפניו.

מכיוון שאנחנו נכנסים לתכנון בחוסר ודאות, יש לצאת מנקודת הנחה שתוכנית העבודה היא דינמית ועשויה להשתנות בהתאם לתכתיבי המציאות. צריך להקצות בה יותר זמן לאירועים בלתי צפויים שיקרו עקב סגירת מערכת חינוך, סגר כללי ובידוד לחוזרים מחו”ל; ולהבין שלכל בלת”ם שכזה יש השפעות על העובדים, על העבודה, על שרשרת האספקה, על הספקים ועל הלקוחות.

תפקיד ה- HR בתוכנית העבודה
מנהלי משאבי אנוש צריכים לבנות תוכנית עבודה של HR אשר מחוברת לתוכנית העבודה העסקית ולליבת העשייה של הארגון. על התוכנית להיות ממוקדת, לעסוק בתשתיות הארגון ולהסתכל על המודל של משאבי האנוש, על הלקוח ועל שיפור ביצועים גם מול העובדים וגם מול מועמדים. היא צריכה לכלול גיוס וקליטה, הכשרה, פיתוח עובדים, מודלי העסקה, רווחת עובדים ודגש על חיבור העובדים והעבודה לפן העסקי ולפן התרבותי של הארגון. כדי לתכנן טוב יותר את המציאות החדשה, יש לכלול בתוכנית העבודה גם מרכיבים שקשורים לפרט ולחוסן, וליכולת של העובדים להמשיך ולייצר רציפות בעבודה, בעיקר בשנה כזו מורכבת של חוסר ודאות.

מבחינת משאבי האנוש, חשוב לייצר תהליכי עבודה יותר אפקטיביים בעולמות הפיתוח הארגוני ולתת לעובדים את המסוגלות ואת הכלים לנהל את עצמם, את הזמן שלהם ואת המשימות שניתנו להם. לצורך הרחבת עצמאות העובדים, כדאי להשקיע במתן כישורים נוספים ומיומנויות שיאפשרו להם לארגן את הזמן וליצור שגרת יום קבועה אך גמישה, וכן ליצור מנגנונים לחיבור בין עובדים העובדים על אותו נושא או פרויקט. אם צריך, יש להקצות יותר כוח אדם, לשפר את מיומנותו ולהכשיר עוד כוח עבודה שיוכל לתת מענה למשימות.

מנוע הצמיחה הבא הוא להצליח להגדיר תהליכי מדידה שהם יותר תפוקתיים ופחות מתמקדים בתשומות ומדידת זמן, כי נוכחות כבר אינה רלוונטית, אלא אופן ביצוע הפרויקטים. התפקיד של משאבי האנוש הוא להמשיך בגיוס כוח האדם המתאים לתפקידים, לייצר חוסן ארגוני, לתת כלים למנהלים ולעובדים שיאפשרו להם גם לעבור את השנה הזו בהצלחה באתגרים המקצועיים והאישיים וגם להיות יותר גמישים.

בסיכומו של דבר, תוכנית עבודה אפקטיבית שמביאה צמיחה היא כזו שנוגעת באנשים, שיש בה תהליכים שיוצרים ערך, וטכנולוגיה שמאפשרת יותר בקרה ושליטה וקבלת החלטות מבוססות נתונים. זה נכון לכל שנה, אבל לשנה הקרובה אפילו יותר.

תגובות:

האימייל לא יוצג באתר.

אני רוצה לראות מה השאר כתבו