ניהול פרויקטים
תכנון והקמת מפעל – כך תעשו זאת נכון
עומדים בפני הקמת מפעל או הרחבת מפעל קיים? הכנו לכם מדריך עם עשרת הדיברות לבחירת מנהל לפרויקט ועוד 5 טיפים של מומחים שכדאי לכם ליישם.
המשק הישראלי נמצא בתקופת ביניים דינמית בה הביקושים משתנים מהלקוחות והחלה החזרה לשגרה. זהו בדיוק הזמן האידיאלי עבור התעשייה לנצל את ההזדמנות לעשות בחינה עסקית, להתמקד בהיערכות ליום שאחרי ולבצע שינויים. מי שרואה את העתיד וצופה את הבאות יודע שזה הזמן לשפר ולייעל את תהליכי הייצור ולערוך הרחבות והתאמות למפעל, דווקא כשאין לחץ בייצור ואולי לא כל העובדים שבו לעבודתם. גם משרד הכלכלה והתעשייה הצהיר שפתיחת מפעלים וחברות נמצאת בראש סדר העדיפויות שלו והוא מסייע במתן מענקים מרשות ההשקעות והרשות לחדשנות, ופועל לסייע לתעשייה והעסקים בהסרת חסמים והקלות ברגולציה.
איך להקים מפעל?
הקמת מפעל, הרחבתו או העתקתו למקום חדש מתרחשת בממוצע כפעם אחת או פעמיים במחזור חייו של הארגון בשל גודל הפרויקט, הלוגיסטיקה המורכבת והתקציב המכובד אשר נדרשים לביצוע. מסיבה זו יש לעשות את הצעד הזה באופן נכון ומתודי, עם הרבה ידע, ניסיון והבנה בתחום.
חברות שמעוניינות להרחיב מפעלים ולהקים מפעלים חדשים מתמודדות עם מגוון רחב של אתגרים. את חלקם ניתן לחזות מראש כבר בשלב התכנון, ועם חלקם הן נאלצות להתמודד תוך כדי ההקמה. לכן, צריך משאב ניהולי בדמות חברה מנהלת, שתעזור בניהול הפרויקט מקצה לקצה כבר בשלב הייזום. על מנת לעמוד ביעד, מנהל הפרויקט מוביל שורת החלטות הכוללת את גודל המבנה, מיקומו ומיקום המגרש, קשרים למבנים אחרים במגרש, ניהול תכנון, בחירת קבלנים, איכות, תקציב ולוחות זמנים. הוא צריך להביא את השיטות הטובות ביותר בשוק ולהטמיע אותן נכון במסגרת הצרכים של הארגון. אבל כיצד בוחרים מנהל לפרויקט מורכב שכזה?
קחו חברה אחת, ולא כמה חברות. העדיפו חברת ניהול שיודעת לקחת אתכם לאורך כל התהליך, מא’ ועד ת’, ורואה את התמונה כולה. לא מומלץ לקחת חברה אחת לפרוגרמה, חברה נוספת לתכנון פונקציונלי וחברה שלישית לניהול ההקמה, כי החפיפה ביניהן עשויה להיות חסרה ולהפיל דברים בין הכיסאות. למשל, מנהל ההקמה נדרש לקבל החלטות רבות, וכאשר הוא אינו יודע מה היו שיקולי התכנון – התוצאה יכולה להיות הפוכה. הידע שמצטבר בשלבי התכנון והיישום המלא בביצוע, הם שייתנו את המוצר הטוב ביותר בהקמת מפעל.
בדקו מה מכלול השירותים שהחברה המנהלת יכולה לספק. בהקמת מפעל צריך מנהל פרויקט שמבין גם בתעשייה וניהול, ולא כזה שמתמחה רק בהנדסה אזרחית. בניית מפעל מצריכה יותר מהקמת מבנה – שהוא רק נדבך אחד מכל התהליך – והנדסה אזרחית היא דווקא החלק הפחות מורכב בפרויקט. חברה מנהלת לוקחת את המפעל משלב הייזום ועד שלב המסירה בראייה הוליסטית ומבט-על. ניהול הפרויקט מחייב הבנת תהליכי ייצור, מחשבה על אוטומציה וזרימת החומר, ניתוח מלאי (WIP), ניהול תקציבים ולוחות זמנים, הזמנת ציוד וחומרי גלם, גיוס עובדים ויכולת לראות את התמונה המלאה.
בקשו ‘קבלות’ על ניסיון עבר. ניהול הפרויקט מחייב חשיבה על הייצור, הלוגיסטיקה, זרימת החומר, שימור הפעילות הקיימת, הזמנת מכונות והתקנתן, הכנת התשתיות והמשך הייצור השוטף – פעולות הדורשות ניסיון עשיר בהקמת מפעל. בקשו לראות פרויקטים שהחברה המנהלת עשתה ולדבר עם לקוחותיה הקודמים.
חייבו את מנהל הפרויקט לשבת אצלכם. כדי להקים או להעתיק מפעל צריך להכיר אותו וללמוד אותו על בוריו. בשביל להבין תהליכי עבודה, להכיר את המכונות והחומרים שלכם ולהיות בקיאים בנושא מחסנים ושינוע – על מנהלי הפרויקט להיות שותפים לתהליך, ולא אורחים לרגע. הם צריכים לשבת במפעל, להיות חלק ממנו וללמוד אתכם לעומק כדי להציע לכם את החלופות התכנוניות המתאימות ביותר.
בחרו במנהל פרויקט יסודי. נכון שזו הוצאה כספית נכבדת ונכון שבישראל רגילים לומר “סמוך עליי, יהיה בסדר”, אבל בהקמת מפעל אין קיצורי דרך. יש ללמוד את תהליך הייצור, את מוצרי הליבה, את הכמויות ואת השטחים הנדרשים. מנהל פרויקט יסודי צריך לחשוב הכי רחוק שאפשר ולספק לכם תכנון מיטבי עם אופק, גם אם לא תמיד תיישמו את החזון כולו בשלב הראשון.
העדיפו מנהל פרויקט שעובד עם מתכננים חיצוניים. חברות עם מתכננים אין-האוס הן אולי יותר זולות מבחינה תקציבית, אבל הן לא מבטיחות שהמתכננים שלהן מתמחים בדיוק במה שהפרויקט הספציפי שלכם זקוק לו. עדיף לשכור מתכננים חיצוניים מובילים בתחומם שמגויסים בהתאם לאופי הייחודי של כל פרויקט, וודאו שמנהל הפרויקט שאתם בוחרים עובד עם מתכננים מהשורה הראשונה.
הכינו מפרט דרישות. הגדרת ברורה של יעדים, ציוד, תקציב ותוצרים כבר מההתחלה תסייע לכם לבחון האם מנהל הפרויקט עומד בדרישות, ומאוחר יותר גם תהפוך לכלי עזר בסימון העמידה ביעדים שלו.
בחרו במנהל פרויקט שמציע מספר חלופות כדי שתהיה לכם אפשרות לבחור את מה שמתאים לכם ביותר. חלופות צריכות להינתן כל הזמן ולאורך כל הפרויקט לגבי גודל המבנה, מיקומו על המגרש, התאמת כניסות יציאות, תכנון פנימי, זרימת החומר, לוגיסטיקה וחיבור תשתיות ועוד. החלופות נבחנות לאורך כל תהליך התכנון הן מבחינה תהליכית והן מבחינה כספית (LCC).
בדקו שהחברה המנהלת יודעת להקים מפעל תוך שמירה על הייצור השוטף. הרחבת מפעלים קיימים והקמת חדשים תוך כדי ייצור שוטף היא אחת מהנקודות החשובות ביותר שחברת הניהול צריכה לשים לנגד עיניה: איך מעבירים ומעתיקים את המפעל, הציוד והעובדים תוך כדי עבודה על מנת שתוכלו להמשיך לייצר בלי הפסקה ולהרוויח, וכדי לא להפסיד הכנסות, לקוחות, ספקים ונתח שוק.
אל תתפשרו. הקמת מפעל, הרחבתו או העתקתו מתרחשות אחת לשניים-שלושה עשורים ועולות הרבה כסף. דווקא משום כך אסור להתפשר על בינוניות. כאשר אתם בוחרים מנהל פרויקט, שימו לב ל- 5 פרמטרים עיקריים: עמידה בתקציב, שילוב של הנדסה אזרחית עם תעשייה וניהול, שותפות מלאה, צוות מלווה משלב התכנון ועד למסירה ומתן ערך מוסף מקצועי: מנהל פרויקט שיודע לזהות את הבעיות, להביא את אנשי המקצוע הנכונים ולראות איך אתגרים שמקבלים ביטוי על הנייר ייראו בסופו של דבר במציאות.
בנוסף לכל אותן הנקודות שיש לבדוק אצל מנהל הפרויקט שאתם בוחרים, הנה 5 טיפים שכדאי ליישם כשאתם מחליטים להקים מפעל או להרחיב את המפעל הקיים:
1. אל תעשו את זה לבד. הקמת מפעל כרוכה בהשקעה של עשרות מיליוני שקלים ומחייבת התמקצעות, בנוסף לניהול השוטף ולאתגרים היומיומיים שעומדים בפני הנהלת החברה.
2. אל תשאירו שום דבר ליד המקרה. תכננו הכול מראש ודאגו שהתכנון יקבל ביטוי בתוכניות ובשטח.
3. רתמו את העובדים לתהליך – מהמנכ”ל ועד עובדי הייצור – וקבלו קונצנזוס. כולם חייבים להיות משולבים, כל אחד בחלק שלו, כי בסוף הרעיונות והצרכים מגיעים מלמטה, ולא תמיד הם חופפים למה שמשתקף להנהלה.
4. שגרות ניהוליות הן הכרח. פרויקט בסדר גודל כזה מחייב קבלת החלטות ברורה, הקמת צוותי עבודה משותפים, ניהול ישיבות ומעקב אחרי ההחלטות ועמידה בהן.
5. עמידה בלוחות זמנים ותקציב. הקמת מפעל דורשת נדבכים רבים: תשתיות, תהליכים, גיוס והגדלת כוח אדם, מכונות וציוד וכן הוצאת היתרים ואישורי רשויות. הקפידו על תהליך מובנה ונכון בשיתוף בעלי ניסיון כדי לא לבזבז זמן יקר ולא לעכב את הפרויקט. זמן זה כסף. הרבה כסף.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!