ניהול פרויקטים, תכנון

המדריך המקיף לניהול לוחות זמנים בפרויקט

צוות AVIV AMCG //

12.01.2020

הזמן הוא הכוח המשפיע ביותר על פרויקט והוא אינו פתוח למשא ומתן. לא נותר לנו אלא לנהל את הפעולות שלנו כך שנצליח לבצע את כל תכולת הפרויקט בזמן שהוקצב.

רצון ההנהלה הוא כמובן לסיים את הפרויקט בזמן הקצר ביותר ועל כן, פעמים רבות כאשר אנו מעריכים את לוח הזמנים של הפרויקט יש לנו נטייה להיות אופטימיים, זאת בכדי שהמנהלים שלנו יהיו מרוצים. כשהפרויקט לא עומד בלוחות הזמנים, בגלל הערכת חסר או ניהול לא נכון של הסיכונים, כולם כבר פחות מרוצים. מנהל הפרויקט מביט בלוחות הזמנים ולא מבין כיצד העריך כל כך מעט זמן לביצוע כל כך הרבה פעולות? כיצד לא לקח בחשבון סיכונים שידע שיוכלו להתממש? כיצד לא צפה משימות נוספות שעלו במהלך הפרויקט?

כלים מקצועי לניהול פרויקטים כגון MS PROJECT  או PRIMAVERA הכרחיים לניהול זמנים אפקטיבי אך עם זאת אין די בכך. מנהל הפרויקט נדרש לבנות לוח זמנים איכותי שישרת את הפרויקט בצורה הטובה ביותר, עם יכולת ניתוח ועדכון סטטוס בזמן אמת של הפרויקט,  תוך התייחסות לכלל הסיכונים וגורמי אי הודאות לניהול לוח הזמנים כך שיהוו כלי משמעותי לניהול הפרויקט כולו.

6 שלבים לניהול נכון של לוחות זמנים בפרויקט

1. לו”ז ראשוני

כאשר ניגשים לכתיבת לוחות זמנים לפני פרויקט גדול, יש לקחת בחשבון את העובדה שמאוד קשה לחזות במדויק מה תהיה תכולת הפרויקט לפרטי פרטים. כמה זמן תיארך כל פעילות? ואילו אתגרים יצוצו במהלך הפרויקט? הרבה מאוד נעלמים מתבררים כבר בחודשים הראשונים של הפרויקט והתמונה מתבהרת. לכן, בהרבה מהמקרים ניתן לכתוב לו”ז מפורט ל-90 הימים הראשונים בלבד ואת שאר הלו”ז ברמת על לא מפורטת. כך מקובל גם בהגשה למכרזים. לאחר 90 יום, כאשר הדברים ברורים יותר והפרויקט כבר בתהליך, זה הזמן לכנס שוב את הגורמים המקצועיים מכל תחום ולבנות לוחות זמנים מלאים לפרויקט כולו.

2. בניית לוחות זמנים מפורטים

בניית לוחות הזמנים דורשת מחשבה רבה. ללוח זמנים הבנוי בצורה איכותית, השפעה רבה על ניהול הפרויקט. הלוח המפורט מאפשר  לנהל מיקרו מנג’מנט לנתיב הקריטי (הנתיב הארוך והמורכב ביותר בפרויקט), לראות ביצועים של מחלקות או אנשים, לפזר משאבים בצורה מתאימה ופשוט להבין בכל רגע נתון מה הסטטוס של הפרויקט. קל להבחין בפרויקט המנוהל עם לוח זמנים איכותי ופרויקט שהגאנט שלו הוא לצורך הצגה בפגישות הנהלה בלבד. כדי שלוח הזמנים באמת יהיה איכותי, יש להקפיד על מבנה נכון, קשרים מתאימים, משכים מדויקים ככל הניתן והתחשבות באילוצים, בגורמי סיכון ובאי וודאות מובנית הקיימת בכל פרויקט.

3. שימוש או בניית כלי לניתוח וניהול לוחות הזמנים

MS Project הוא כלי מצוין לניהול לוחות זמנים, יחד עם זאת, הוא לא הכלי המתאים ביותר לניתוחים ותצוגה של סטטוס הפרויקט, במידה ואין בנמצא כלי מתאים למשימה זו ניתן לאפיין קובץ אקסל לניתוח לוחות הזמנים של הפרויקט, אשר יוכל להציג בצורה הכי בהירה את הסטטוס הנוכחי. אם האקסל בנוי היטב, ניתן להפיק דו”ח סטטוס חודשי מפורט בדקות בודדות.

בסטטוס נרצה לראות תצוגה כגון:

א. פעולות מאחרות לאבני דרך שהוגדרו.

ב. ביצועים לכל מחלקה.

ג. PAS – תכנון מול ביצוע.

ד. פעולות לביצוע לחודש הקרוב ועוד.

4. ניהול סיכונים איכותי

במקביל לבניית לוחות הזמנים, צריך לקחת בחשבון את הסיכונים. סיכון איכותי הוא הסיכוי שמאורע לא מתוכנן ישפיע על לוחות הזמנים,  יתרחש. למשל: שביתת עובדים או חומר מקולקל. יש למפות את כל הסיכונים ולסווג אותם על-פי טבלת סיכונים. כל סיכון ינוהל עם אחראי, ציונים ופעילות מונעת.

5. ניהול סיכונים כמותי

כאשר בונים לוחות זמנים, וקובעים משך זמן לכל פעילות, אין לנו אלא לתת את ההערכה הטובה ביותר שיש למומחה בנושא הפעילות. אך בהערכת משכי פעילויות תמיד קיימת אי וודאות, כשבפועל ככל הנראה תהיה סטייה מסוימת. כדי לקחת בחשבון סטיות אלו, יש להתחשב בניהול סיכונים כמותי על כל הפעילויות.

מקובל לתת לכל פעילות 3 אופציות: אופטימי, ריאלי ופאסימי. ישנן כמה שיטות לשקלול התאריכים והסיכונים, אחד השכיחים הוא שיטת מונטה קרלו, שאומרת כי ע”י הגרלת מספרים אקראיים 1000 פעמים בהתפלגות המשולשת, ניתן להגיע להערכה טובה לגבי אי הוודאות והסיכון הכמותי.

ניהול סיכונים כמותי לא עוסק בפתרונות, אלא מציג את הסיכון המובנה בלוחות זמנים. כאשר ידוע שהסיכון קיים ומבינים את ההשלכות, ניתן לקבל החלטות ניהוליות שלוקחות את הסיכון הכמותי בחשבון.

6. שגרות

סעיפים 1-5 חשובים ביותר והם הבסיס לניהול לוחות זמנים איכותיים של הפרויקט. אך כל מה שצוין עד כאן, זה בנייה חד פעמית בכלי ניהול ללוחות הזמנים. כשהפרויקט מתחיל לרוץ, צריך להפעיל כלי ניהול נוספים במקביל. כחלק מלוח הזמנים שנקבע, חשוב לקיים ישיבות עדכון חודשיות עם כל הגורמים הרלוונטיים, לקיים ישיבות בנושא ניהול סיכונים ולעדכן את עמודת הסיכונים בלוחות הזמנים בהתאם. חשוב מאוד להקפיד על הגדרה ברורה ומוצקה של שגרה במיוחד עם התקדמות הפרויקט. נראה כי פעמים רבות ישנה נטייה להקל ראש בחשיבות ניהול הלו”ז וקובץ ניהול הסיכונים ומכאן נגזר חוסר הביטחון בטיבם של הנתונים העולים מן הגאנט והדו”ח התקופתי.

לסיכום,
את הזמן לא ניתן לעצור אך ניהול נכון של הזמן בפרויקט הוא המפתח להצלחתו. על פי ניתוח לוחות הזמנים, ביצועים וסיכונים, ההנהלה יכולה לקבל החלטות חשובות לניתוב הפרויקט למסלול הרצוי. ניתן להבין באילו נקודות יש להשקיע משאבים נוספים, ובאילו ניתן להוריד רגל מהגז. כאשר כל המידע מונח על השולחן בצורה ברורה ויש ביטחון באמיתות הנתונים, ניתן להיות בטוחים שהפרויקט נמצא על מסלול ההצלחה.